TERC V.I.P. összehasonlító mint ártükör

Nézzük át lépésről lépésre az ajánlatadóktól kapott költségvetések összehasonlítását!

(SPOILER ALERT!
Az elkészült kimutatásban a szöveg-, mennyiség- és árbeli eltérések azonnal észrevehetők lesznek, videó a cikk végén :D)

Legutóbbi egyedi oktatásunk alkalmával a résztvevő cég kollégáinak egyik problémás feladata a kapott ajánlatok összevetése volt. Ez a folyamat mindeddig hosszadalmas előkészítést, excel-táblák ide-oda másolgatását és soronkénti átnézését jelentette. A TERC V.I.P. Silver és Gold rendszerhez kiegészítőként megvásárolható Összehasonlító modul segítségével egy konkrét példában végignéztük két ajánlat összehasonlítását, és az eltérések excel-tábláját kb. 10 perces munkával kinyertük a programból.

A feladat

Esetünkben a legoptimálisabb ajánlatkérési folyamatot vettük példaként, vagyis egy előre összeállított ÖN adattári tételeket tartalmazó excel árazatlan kiírást kaptak a vállalkozók árazásra.

Az excel-állományok legnagyobb előnye a szabadon szerkesztés vagyis az árak egyszerű megadása. Viszont ugyanez a hátrányuk is, mivel a tételek szövege (mennyisége, mennyiségi egysége) is szabadon módosítható és akár egy apróbb szövegbeli változtatás (főanyaggal v. főanyag nélkül) a munkafolyamat tartalmát, így pedig költségét is nagymértékben módosíthatja.

Az egyik feladat lesz a tételszövegek összevetése az ÖN adattári tételek szövegével.

Ha előre összeállított tételkiírásunk van, akkor már előre tisztában lehetünk az ÖN adattári tételek áraival, amelyek a gyártóktól kapott listaárak felhasználásával és az időráfordítások általunk megadott rezsióradíjakkal való összeszorzásával készülnek.

A másik feladat a kapott ajánlatok árainak összevetése az előre kalkulált árakkal.

A példa összevetésben találtunk még mennyiségbeli módosítást is, ezt is kimutatjuk majd az eredményben.

Hogyan csináltuk?

Az összehasonlító modul slo9 állományokat (akár 90 db) tud egymással, illetve egy alapköltségvetéssel összevetni. Első lépés és a leghosszabb idő a kapott excel-fájlok beolvasása a TERC V.I.P. programba.

Az importálási folyamatot érdemes a 'Költségvetés' menü - 'Költségvetés import' - 'TERC VIP-ból exportált Excel költségvetés import' parancsával elkészíteni. Az importálás során felajánlott 'Norma és szövegfeltöltés' lehetőséget jelen esetben ne fogadjuk el, hiszen most nem az ÖN adattári szövegeket és normákat várjuk. Ekkor a létrejött tételek Y körülményjelzőt kapnak és az excelben található szöveg- és áradatokkal szerepelnek majd az slo9 fájlban.

A formai követelményeket és a beolvasás folyamatát ebben a rövid videóban mutatjuk be: Excel importálás
A saját összeállított, beárazott költségvetésünk egy kis átalakításra szorul, hiszen abban nagyrészt ÖN azonos tételek szerepelnek és ezeket a rendszer nem fogja tudni összevetni az Y körülményjelzős tételekkel. Vagyis a mi költségvetésünkbe is Y-os tételeket kell készítenünk.
Ehhez készítsünk egy excel exportot a 'Költségvetés' menü - 'Exportálások a költségvetésből' - Excel állományba' paranccsal, majd az elkészült fájlt egy-az egyben importáljuk vissza az első pontban leírt módszerrel szintén nem kérve az ÖN norma- és szövegfeltöltést.
Az elkészült költségvetésekkel már indulhat az Összehasonlító modul a TERC V.I.P. főmenüjéből. Alapköltségvetésnek adjuk meg az általunk beárazott és Y-os beolvasással létrejött fájlt, majd a szintén Y körülményjelzős tételeket tartalmazó ajánlatokat egyenként adjuk a projekthez.
Az Összevetés indítása után a megjelenő ablakban válasszuk a 'Költségvetés tételei'-nek összehasonlítását. Majd az alábbi képen 1-es számmal jelzett 'A táblázat elkészítése' parancsot válasszuk.
A felugró paraméter beállítási ablakban az alábbi értékeket választottuk:
- lássuk a szövegeket, mennyiségeket, egység- és összesen árakat
- ha azonosak az értékek az alapköltségvetéssel, akkor csak egy egyenlőségjelet "=" írjon
- ha eltérés van, akkor pedig mutassa ki a mezők értékeit. Itt kérhetnénk akár a különbségek kimutatását is, de a szövegek esetén a hiányzó részeket akkor nem látnánk.
A beállítások alkalmazása után a 4. pontban bekarikázott 2. gombbal készítsünk az eredményről egy excel állományt, majd a 3-as számmal jelölt gombbal nyissuk meg azt.
A kapott eredményt értékeljük kedvünkre (a sárga háttér már manuális formázással készült, de a különbségek az egyenlőségjelek rengetegében rögtön észrevehetők.)